広報誌(紙)・機関誌(紙)・会報・社内報・ニュースレター

団体や会社が定期的に紙媒体で発行するものとしては、広報誌機関誌会報社内報ニュースレターなどがあります。

広報誌と広報紙、機関誌と機関紙

広報誌機関誌は、「紙」という漢字を使って、広報紙機関紙とされることもあります。広報誌と広報紙、あるいは機関誌と機関紙はどう違うのか尋ねられることがありますので、簡単に説明しますと…

「紙」は新聞紙の意味合いを引き継いでいて、「誌」は雑誌の意味合いを引き継いでいます。
そのため、ホッチキスや背表紙を付けるなどの「綴じ」をしない比較的薄いものに「紙」、ある程度の厚さがある綴じたものに「誌」を使う傾向があります。
公益社団法人日本広報協会では、 タブロイド判など新聞紙型の場合は「広報紙」、A4判などの雑誌型の場合は「広報誌」と表記するのが、一般的な考え方 とされたうえで、 自治体では判型にかかわらず「広報紙」と表記することが多 いため、同協会では「広報紙」を使われています。

いずれにしても厳密に定義されているものではありませんので、概ね上記の考え方を参考にされて、発行元で決められるとよいと思います。

引用箇所出典:
公益社団法人日本広報協会「広報Q&A」
http://www.koho.or.jp/useful/qa/hyouki/hyouki04.html

広報誌・機関誌・会報・社内報・ニュースレター… などの名称の使い分け

では、どんなものが広報誌で、どんなものが機関誌あるいは会報、社内報、ニュースレター… なのでしょうか。

まず、社内報はイメージしやすいでしょう。企業が、自社の社員に向けて発行するものです。
外部のお客様が読むこともあるかもしれませんが、基本的には、第一の読者は社内の人です。

同じように、団体・機関が組織の内部の人だけに対して発行するものとしては、会員誌があります。会員という立場で団体・機関に属する人たちを、第一の読者とするものです。

ただし、団体・機関における会員は、企業の社員のように雇用された人たちではありません。本当は、企業の社員に対応するのは、団体・機関で働く有給職員です。
が、企業のように多数の人が働く団体は多くないので、職員だけを対象にした「職員誌」のようなものは、あまり見かけません。(無いことはないです)

いずれにしても、社内報や会員誌は、基本的にはその団体に所属している人を対象にした発行物です。読者対象に着目した発行誌である、と言ってもいいでしょう。

それに対して、会報機関誌は、読者対象というよりは発行元のほうに着目した名称です。こちらは、「会が発行している」「機関が発行している」発行物、というのが基本的な意味です。
実際の読者対象は会員であることも多いのですが、「会員誌」よりは「会員限定」的イメージは弱いように思います。

それでも、「会」や「機関」を強調しているだけあって、やはり団体・機関内の人を第一の読者としていることが少なくありません。外部に向けたものである場合でも、大抵は団体や機関のことを知らせるための発行物となっています。

組織の外部の読者を意図するときに使いやすい「広報誌」「ニュースレター」

社員や会員が第一の読者ではなく、外部への情報提供やコミュニケーションを意図している場合は、広報誌ニュースレターという名称もよく使われます。

といっても、「PTA広報誌」がPTA会員向けに発行されているように、「広報誌」は内部向けには不適切、というほどでもありません。「ニュースレター」も、基本的な意味は「定期的にニュースをお知らせする」媒体なので、「会員に対して」お知らせするんだ、ということも有り得ます。

それから、団体や機関や会社自体のことを知らせるのではなく、業種や事業に関連することを広く情報提供したり、啓発したりする場合は、情報誌とすることもあります。

「情報誌」は出版社が発行するものも多いですが、団体や機関や会社の自主発行物として出すことも可能です。
例えば、環境NGOがエコをテーマにした情報誌を出したり、教育関係の会社が教育全般の情報誌を発行したりなどです。

広報誌・機関誌・会報・社内報・ニュースレター… などの名称も、それほど厳密に使い分けされているわけではありません。基本的なイメージとしては上記のようなものですので、読者対象や発行目的などによって、適当な名称を使えばよいと思います。

広報誌・機関誌・会報・社内報・ニュースレターなどの体裁

広報誌・機関誌・会報・社内報・ニュースレターなどの外形(体裁)は、どんな感じでしょうか。

よく見かけるサイズは、A4判やB5判です。A4は、一般的なチラシラックにジャストサイズで入る大きさです。書類もこのサイズが多く、よく見る大判封筒にもぴったり入ります。
B5判は、それよりも一回り小さい、学習ノートなどによくあるサイズです。

ページ数は様々ですが、4、8、12、16ページあたりが多いようです。
4の倍数が多いのは、例えばA4判で4ページにするためには、倍の大きさのA3用紙を半分に折るのが簡単だからです。8ページ以上の場合に綴じるときも、真ん中をステープラーで留める「中綴じ」という安価な綴じができます。

記事の量が、4ページでは足りず8ページでは多すぎるような場合に、6ページにすることもあります。この場合は、例えば仕上がりがA4判なら、A3の紙を半分に折った真ん中にA4のペラ紙が挟まる形になります。
紙の大きさが異なることと、挟みこみというイレギュラーな作業が必要になるため、印刷製本費は割高です。安価なネット印刷では、対応しているところはほとんどないと思います。
なお、ニュースレターについては、「レター」ですので分厚い冊子のようなものはイメージしにくいでしょう。一般には、1~8ページ程度の、比較的薄いものになります。

ニュースレターに限らずA4判の紙1枚だけのものもありますし、広報誌や情報誌などだと背表紙をつけて本格的に綴じたものもあります。
A3判やA4判の紙を4つに折って開けるようにしたものや、持ち運びやすいようにA5判で作ったもの、目立つように規格外のサイズで作ったものなどもあり、いろいろです。

広報誌・機関誌・会報・社内報・ニュースレターなどの発行頻度

発行頻度は、本業の傍ら作成するものですから、小規模な団体などではあまり頻繁でないことも多いでしょう。
よくあるのは、毎月発行する月刊や、年に4回発行する季刊です。複数の月や複数の季節を合併号にして、年10回とか年3回などの回数にすることもできます。

名称や体裁、発行頻度、そして最も重要な中身についても、読者対象と発行目的に合わせて決めることになります。なんのために誰に見てもらう発行物なのかを明確にして、発行元で共通認識を持つことが、まず大切です。

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