「ワードの校閲機能で修正案を入れました」と言われたら

Wordでいただいた原稿に、「校閲機能」でコメントや変更案を入れることは、よくあります。

校閲機能は慣れると便利ですが、使われたことがなかったら、多色で取り消し線や縦線もあり、コメントが多いと全部読めない表示になっていたりして、扱いにくいかもしれません。
ワードの校閲機能で修正案が入ったファイルを受け取った時の、主な操作方法をメモしておきます。

どこに修正が入っているのか確認する

校閲機能は、ワードの横並びメニューの「校閲」タブをクリックして使います。
まず確認いただきたいのは、校閲タブの中の「変更履歴」です。プルダウンメニューの右上に「すべての変更履歴/コメント」が表示されていたら、どこがどのように修正されているのかが明示されます。
下の画像は、明示された状態です。黒色以外の文字(下の画像では赤色)の、取り消し線が削除箇所で、下線が引かれている箇所が挿入箇所になります。
変更が入っている行は、左側に縦線が入ります。

一方、修正した結果の文章のみを見たいときは、上の画像の 「すべての変更履歴/コメント」 の右横の▼をプルダウンして、「シンプルな変更履歴/コメント」を選択します。文字の色分けがなくなって、修正後の文章が表示されます。

コメントを確認する

コメントが入っている場合は、「すべての変更履歴/コメント」が表示されているときに、下の画像の右側のようなコメント表示がされます。

コメントの操作は、校閲タブの中の「コメント」のグループで行います。
自分で新しいコメントを入れるときは、対応する文章部分を選択してから「新しいコメント」をクリックします。
既存のコメントを削除するときは、削除したいコメント部分を直接クリックしてから「削除」します。
既存のコメントの下部にある「返信」で、特定のコメントに対する返信コメントを入れることもできます。

修正案を確定したり、取り消して元の文にしたりする

修正が入っている箇所を修正案どおりで確定したり、修正を取り消して元の文に戻したりするのは、校閲タブの中の「変更箇所」のグループで行います。ウィンドウの横幅がある程度ある場合は、「承諾」というボタンが大きく表示されていると思います。


修正案どおりにするときは、修正案どおりにしたい箇所を選択して、この「承諾」ボタンを使います。プルダウンで、承諾の種類を選択できます。

修正を取り消して元の文に戻すときも、まず取り消したい修正箇所を選択します。それから、赤の×が目立つ「元に戻す」ボタンを使います。こちらも、プルダウンすると元に戻すときの種類を選択できます。